Ile kosztuje otwarcie gabinetu fizjoterapii? Kompletny kosztorys

Marzenie o własnym gabinecie fizjoterapeutycznym to cel wielu z nas. Wizja niezależności, pracy na własnych zasadach, budowania marki i bezpośredniego wpływu na proces leczenia pacjentów jest niezwykle kusząca. Zanim jednak marzenie przekształci się w realny biznesplan, pada kluczowe pytanie: ile to właściwie kosztuje?

Odpowiedź nie jest prosta, ponieważ nie ma jednej, uniwersalnej kwoty. Koszt otwarcia gabinetu fizjoterapii zależy fundamentalnie od trzech czynników:

1. Lokalizacji (różnica między centrum Warszawy a małym miastem jest kolosalna),
2. Standardu wykończenia i wyposażenia,
3. Modelu biznesowego (czy celujemy w mały, specjalistyczny gabinet do terapii manualnej, czy w wielostanowiskowe centrum rehabilitacji).

Ten artykuł przeprowadzi Cię krok po kroku przez wszystkie pozycje kosztorysu – od wydatków jednorazowych po stałe koszty miesięczne – i przedstawi trzy realne modele startowe.

Koszty jednorazowe, czyli „na start”

To wydatki, które trzeba ponieść, zanim jeszcze pierwszy pacjent przekroczy próg gabinetu. To one stanowią największą barierę wejścia i wymagają zgromadzenia największego kapitału początkowego.

Formalności i biurokracja

Choć sama rejestracja działalności gospodarczej (JDG) przez internet jest darmowa, to od razu pojawiają się pierwsze koszty:

• Kasa fiskalna: Od 2021 roku fizjoterapeuci muszą posiadać kasę fiskalną online. Mimo możliwości ubiegania się o ulgę, jest to wydatek rzędu 1 500 – 2 500 zł.
• Księgowość: Opłata za pomoc w rejestracji działalności, wyborze formy opodatkowania lub zakup oprogramowania do samodzielnej księgowości.
• Wymogi Sanepidu: Jeśli adaptujesz lokal, który wcześniej nie pełnił funkcji medycznej, niezbędny może być projekt technologiczny (ok. 500 – 1 500 zł) oraz opłaty związane z odbiorem lokalu przez Sanepid.

Lokal – największa inwestycja

To tutaj „zniknie” największa część Twojego budżetu startowego.

• Kaucja zwrotna: Absolutna podstawa. Właściciele lokali komercyjnych standardowo wymagają kaucji w wysokości od 1- do nawet 3-krotności miesięcznego czynszu. Jeśli czynsz wynosi 3 000 zł, musisz „zamrozić” 3 000 – 9 000 zł jeszcze przed rozpoczęciem remontu.
• Remont i adaptacja: To najbardziej nieprzewidywalny koszt. Lokal musi spełniać wymogi (np. odpowiednia wysokość, wentylacja, wydzielona poczekalnia, toaleta dla pacjentów). Koszty mogą wahać się od 5 000 zł za odświeżenie i pomalowanie ścian do nawet 50 000 zł za generalny remont z postawieniem ścianek działowych i wymianą instalacji.
• Oznakowanie: Szyld lub kaseton na budynku, tabliczka informacyjna przy drzwiach, wizytówki, ulotki (ok. 1 000 – 3 000 zł).

Sprzęt – serce gabinetu

Tutaj rozpiętość cenowa jest ogromna. Warto podzielić sprzęt na kategorie:

Niezbędne minimum (model: terapia manualna + ruch):

• Stół do terapii: Absolutna podstawa. Profesjonalny, elektrycznie regulowany stół to komfort pracy i wizytówka gabinetu. Koszt nowego to 4 000 – 8 000 zł. Można szukać używanego w dobrym stanie (2 000 – 4 000 zł).
• Meble: Biurko, krzesła (dla Ciebie i pacjenta), szafka na dokumentację (RODO!), szafka na ręczniki i materiały.
• „Mały sprzęt” do ćwiczeń: Maty, zestaw gum oporowych (TheraBand), taśmy, piłki sensoryczne, „jeżyki”, poduszki sensomotoryczne, ewentualnie drabinka i duże lustro do kontroli ruchu. To koszt ok. 1 000 – 3 000 zł.

Wyposażenie „Premium” (model z fizykoterapią): Jeśli planujesz świadczyć usługi fizykoterapii, koszty rosną lawinowo.

• Aparat wielofunkcyjny (tzw. „kombajn”): Urządzenie do elektroterapii, ultradźwięków i laseroterapii. Koszt: 5 000 – 20 000 zł.
• Fala uderzeniowa: Bardzo pożądany i rentowny zabieg, ale drogi w zakupie. Koszt aparatu to 15 000 – 50 000 zł.

Sprzęt IT i oprogramowanie:

• Laptop lub komputer stacjonarny.
• Oprogramowanie do prowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) – jest to obowiązkowe. Często wiąże się to z opłatą startową lub od razu z miesięcznym abonamentem.

Koszty stałe, czyli miesięczne utrzymanie

To wydatki, które ponosisz co miesiąc, niezależnie od tego, czy przyjąłeś 100 pacjentów, czy żadnego. To właśnie na nie musisz mieć zabezpieczoną „poduszkę finansową”.

Koszty utrzymania lokalu

• Czynsz za lokal – główny koszt stały.
• Media – prąd (urządzenia fizykalne potrafią zużywać dużo energii), woda, ogrzewanie, internet.

Koszty „urzędowe” i administracyjne

• Składki ZUS: Kluczowy wydatek. Na starcie możesz liczyć na „Ulgę na start” (tylko składka zdrowotna) lub „Mały ZUS Plus”. Po 2 latach ulg wchodzisz na „Duży ZUS” (obecnie ok. 1600 zł miesięcznie).
• Obsługa księgowa: 150 – 400 zł miesięcznie.
• Oprogramowanie gabinetowe: Abonament za system do rezerwacji online i EDM (np. Znany Lekarz, Booksy, systemy dedykowane) – 100 – 300 zł miesięcznie.
• Ubezpieczenia: Obowiązkowe ubezpieczenie OC fizjoterapeuty oraz ubezpieczenie lokalu i sprzętu od kradzieży czy zniszczenia.

Koszty zmienne (zależne od pacjentów)

• Materiały eksploatacyjne: Ręczniki papierowe, płyn do dezynfekcji stołu i rąk (zużycie jest ogromne!), papierowe podkłady medyczne, oliwka lub krem do terapii.
• Materiały specjalistyczne: Tejpy (Kinesiotaping), igły do suchej igłoterapii.
• Marketing: Bieżące wydatki na reklamę w Google Ads, na Facebooku czy opłata za profil premium na portalach rezerwacyjnych.

Ile kosztuje otwarcie gabinetu fizjoterapii? Trzy modele startowe

Spróbujmy podsumować koszty jednorazowe dla trzech różnych scenariuszy.

Model 1: Gabinet mobilny (dojazd do pacjenta)

• Założenia: Terapia manualna i ćwiczenia w domu pacjenta. Brak kosztów lokalu.
• Koszty główne: Dobry, przenośny stół (500 – 1 000 zł), zestaw gum, piłek i taśm (500 zł), kasa fiskalna (1 500 zł), paliwo i oznakowanie samochodu, marketing.
• Szacowany koszt startowy: 5 000 – 10 000 zł

Model 2: „Standard” (Mały gabinet stacjonarny)

• Założenia: Terapia manualna i ćwiczenia. Wynajem małego lokalu (20-30 m²). Sprzęt nowy, ale bez fizykoterapii.
• Koszty główne: Kaucja za lokal (3 000 – 6 000 zł), drobna adaptacja i malowanie (5 000 – 10 000 zł), stół elektryczny (4 000 zł), kasa fiskalna (2 000 zł), sprzęt IT i drobny sprzęt do ćwiczeń (3 000 zł).
• Szacowany koszt startowy: 20 000 – 40 000 zł

Model 3: „Premium” (Gabinet z fizykoterapią)

• Założenia: Model „Standard” + podstawowy sprzęt do fizykoterapii. Lepsza lokalizacja, większy metraż, wyższy standard wykończenia.
• Koszty główne: Kaucja i adaptacja (15 000 – 30 000 zł), stół elektryczny (5 000 zł), „kombajn” do fizykoterapii (10 000 – 20 000 zł), kasa i IT (5 000 zł).
• Szacowany koszt startowy: 50 000 – 100 000+ zł (W przypadku zakupu fali uderzeniowej, kwota ta rośnie o kolejne 20-50 tys. zł)

Skąd wziąć na to środki? Finansowanie

Mało kto dysponuje taką gotówką na starcie. Najpopularniejsze formy finansowania to:

• Dofinansowanie z Urzędu Pracy (PUP): Najpopularniejsza opcja. Bezzwrotna dotacja na rozpoczęcie działalności (kwoty wahają się od ok. 20 000 zł do ponad 40 000 zł w zależności od regionu).
• Dotacje unijne lub z Lokalnych Grup Działania (LGD).
• Leasing sprzętu: Fantastyczne rozwiązanie. Zamiast kupować stół czy falę uderzeniową za gotówkę, można wziąć je w leasing. Nie „zamraża” to kapitału startowego, a miesięczną ratę leasingową wlicza się w koszty firmy.
• Kredyt bankowy lub pożyczka.

Poduszka finansowa to Twój obowiązek

Podliczenie kosztów jednorazowych to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe dla przetrwania pierwszego roku jest posiadanie „poduszki finansowej”. Zanim gabinet zacznie na siebie zarabiać i przynosić zyski, minie kilka miesięcy.

Musisz mieć zabezpieczone środki na pokrycie wszystkich kosztów stałych (ZUS, czynsz, media, księgowość) przez minimum 3 do 6 miesięcy. To Twój absolutny obowiązek jako przedsiębiorcy.

Posiadanie własnego gabinetu to ogromna satysfakcja i wolność, ale przede wszystkim jest to odpowiedzialność biznesowa. Realna kalkulacja kosztów i solidny biznesplan to fundament, bez którego nawet najlepszy terapeuta może ponieść porażkę.